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    广州大舞台策划活动流程

          大舞台是中国大陆一家具有全领域专业服务经验的策划和品牌传播机构,大舞台的专业服务体系以活动管理、品牌传播为核心,服务内容包括:企业年会、新品发布会、客户答谢会、路演、开工奠基、开业庆典、会务组织、媒体传播、视频传播、展览展示、创意视觉设计及印刷制作等。

         参加过活动执行的幕后工作者都知道,每场成功的盛会的背后都离不开缜密的活动策划和细致的准备工作,所以往往企业办一场活动往往需要投入大量的财力、物力、人力,但是不可避免的是仍然会担心活动某个环节出错或遗漏,活动现场手忙脚乱,面对突发状况不知所措。大舞台从以往举办的数百次活动中总结出了一些活动流程和需要注意的细节,现在来与大家分享,希望能够帮助大家避免此类问题。

      大舞台每次策划活动,都会将现场执行流程分为以下六个步骤:

    一、分工明确

      1、活动开始前须确定活动现场人员分工,包括各区域监控人员和总控人员,

      2、活动开始前6小时由总控安排人员联系各部门供应商,再次提示和确定。

      3、活动开始前4小时项目组人员必须全部到场,现场召开会议,再次明确分工,并相互激励。

      4、活动外聘人员须提前2小时到场,由总控人员进行半小时内的培训。

    各区域外聘人员工作规范:  

    1、工作时间须在各自区域内活动,不得擅自离开工作区域。

    2、工作人员根据岗位的不同,确定着装,配带工作牌。  

      3、工作人员在工作时间不得随意入座,不得吃食,不得相互聊天及从事与工作不相关事项。

    总控人员工作规范:  

      1、负责现场与客户对接,是信息交流的出口和入口;  

      2、配带工作牌、对讲机;

      3、巡视各区域工作,对各区域监控人员提出要求;

    4、把控全局,迅速判断,发布指令简洁有效;

    二、会场布置

      1、运输现场物料的通道入口以及货梯的位置;

      2、定好舞台、主背景板位置,测量前后的间距;

      3、签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放;

      4、活动指示牌、活动展架以及横幅的位置;

      5、控制台、灯架以及音响及视频设备的位置;

      6、现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗。

    但是你以为这就够了吗?你还需要充当“检查官”的角色,检查容易出现问题的环节,例如:

      1)音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐;

      2)将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配;

      3)检查活动当中所需的道具;

      4)所有物料的画面、摆放位置是否正确;

    5)嘉宾进会场路线上是否有杂物,哪扇门要关,哪扇门要开。

    三、活动彩排

    1、首先确认所有的彩排人员是否全部到位;

    2、确认舞美灯光、音响设备是否调试到位;

    3、确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间,活动前需要进行面对面沟通;

    4、确认演讲台上的桌花和摆放是否到位;

      5、确定VIP嘉宾名单无误;如有改动要及时与主持人沟通;

    6、后检查一下,保证会场地面清洁。

    活动彩排流程完成之后可以将表演人员等安排好休息区,让他们先放松一下紧张的心情,或者稍微睡一会儿,接下来就是坐等活动的完美开场啦!

    四、活动统管

      1、活动前

     1)安排礼仪负责嘉宾签到环节;

     2)安排专门人员负责接待VIP嘉宾;

     3)安排礼仪引导嘉宾入场就做。

    2、活动中

       1)活动开始前5分钟,与所有工作人员做后一次确认

       2)灯光,音乐走起,主持人登场,话筒为登场嘉宾准备好

     3)安排礼仪引导VIP嘉宾完成启动仪式,其他各部门各司其职,严格把控每个环节

     4)摄影摄像找好的角度拍照

    3、活动后

       1)安排礼仪引导嘉宾退场,如有需要,则安排专车送客;

     2)嘉宾离场后,安排场地工作人员撤掉大屏,展柜等;

     3)与场地负责人结算场地费用和其他额外的服务等费用;

     4)后将自己的东西打包带走。

    五、费用列表

    活动完成,这时候需要与客户进行报账,需要做一个详细的费用列表

    除了之前的场地费用(包括餐饮),一般还会有演艺人员的费用,物料制作的费用,道具租赁、活动搭建的费用,除此之外可能还会有活动现场产生的额外费用。

    为了将大舞台的活动成本做到精准化,就需要尽可能的考虑所有的产生费用,然后将此数据做成统计表,作进一步的数据整理,从而为接下来的客户尽可能的做出精准的报价。

    六、活动总结

    只有不断地总结,不停地反省,才是一个企业不停进步的根本。这也是我们大舞台的基本原则。

      

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